Топливные карты для бизнеса – как сократить расходы и навести порядок в автопарке

Работа с автопарком редко бывает простой. Машины ездят, топливо списывается, чеки теряются, а бухгалтерия потом пытается всё это свести в одну таблицу. В какой-то момент становится ясно, что привычная схема с наличными уже не работает. Здесь и появляется решение вроде топливных карт. Не сразу, конечно, но постепенно становится заметно, что система начинает упрощаться. Например, через сервис https://inforkom.ru/ компании получают не просто карту, а целую инфраструктуру для контроля расходов, где каждая заправка фиксируется и сразу попадает в отчёты.

Почему топливные карты упрощают управление автопарком

Сама идея кажется довольно простой. Есть карта, водитель заправляется, деньги списываются без наличных. Но за этим стоит более сложная система. И, честно говоря, именно она даёт результат, а не пластик в руках водителя.

Топливные карты особенно полезны в таких ситуациях:

• транспортные компании, где важно считать каждый рейс;
• службы доставки с большим количеством коротких поездок;
• корпоративные автопарки с разными водителями и маршрутами;
• малый бизнес и ИП, где нет времени на лишние отчёты;
• участие в госзаказах, где важна прозрачность расходов.

Смысл в том, что расходы становятся предсказуемыми. Не идеально, конечно, но заметно точнее. Руководитель видит, сколько топлива уходит, где именно заправлялись машины и по какой цене. Иногда это приводит к неожиданным выводам.

В небольшой компании заметили, что два водителя тратят на одинаковый маршрут разное количество топлива. Сначала подумали на стиль вождения. Потом оказалось, что один просто заправлялся на более дорогих АЗС. После перехода на карты разница исчезла сама собой.

Есть ещё один момент, который не сразу бросается в глаза. Это отказ от наличных. Кажется мелочью, но именно здесь часто происходят лишние траты. Когда всё проходит через карту, таких ситуаций становится меньше. Не полностью исчезают, но их проще заметить.

Как работает система и где появляется экономия

Технически всё устроено довольно понятно. У каждой карты есть лимит. Его можно задать заранее и при необходимости поменять. После заправки информация сразу появляется в личном кабинете. Без задержек, без ожидания отчётов от водителей.

Интереснее другое. Экономия складывается не из одного фактора. Здесь сразу несколько вещей работают вместе:

• возврат НДС до 22%;
• скидки на топливо до 19% в зависимости от региона и сети;
• контроль маршрутов через сервис «Светофор»;
• выбор заправок с лучшей ценой в приложении;
• отсутствие лишних комиссий и сборов.

В сумме может получиться до 37% экономии с литра. Цифра звучит громко, и сначала к ней относятся с сомнением. Но если сложить всё вместе, выходит вполне логично.

Иногда водитель открывает приложение и видит, что через пару километров есть заправка дешевле. Раньше он бы об этом не знал. Теперь маршрут немного меняется, и компания экономит. Кажется мелочью, но на длинной дистанции разница становится заметной.

Сервис «Светофор» вообще выглядит неожиданно удобным. Маршрут подсвечивается разными цветами, и сразу видно, где заправляться выгоднее. Не нужно ничего высчитывать вручную.

Что касается самих карт, они бывают разными. Есть брендовые, которые дают хорошие условия на определённых сетях, и мультикарты с доступом к более чем 470 брендам АЗС. Причём география не ограничивается одной страной. Это важно для тех, кто работает на маршрутах с выездом за пределы региона.

Иногда кажется, что вся эта система избыточна для маленькой компании. Но как только появляется несколько машин, ситуация меняется. Учёт начинает занимать слишком много времени, и тогда такие решения уже выглядят не как опция, а как необходимость.

Бухгалтер в небольшой фирме сначала скептически относился к переходу на карты. Через месяц признался, что впервые за долгое время отчёты сходятся без долгих проверок. Не идеально, но быстрее и спокойнее.

Частые вопросы о топливных картах для бизнеса

Можно ли ограничить заправки только определёнными АЗС?

Да, ограничения задаются в системе. Можно выбрать конкретные сети или даже отдельные станции, если это нужно для контроля маршрутов.

Что делать, если карта потеряна или украдена?

Карту блокируют через личный кабинет или через менеджера. Обычно это занимает несколько минут. Лимиты и история операций сохраняются.

Можно ли использовать карту для разных видов топлива?

Да, но это зависит от настроек. Руководитель может разрешить только бензин, дизель или несколько вариантов сразу, если автопарк смешанный.

Как учитывать топливо при международных поездках?

Здесь важно заранее уточнить покрытие сети. Многие карты работают в нескольких странах, но условия могут отличаться, особенно по скидкам и возврату налогов.

Вся система топливных карт не выглядит чем-то сложным, если смотреть на неё спокойно. Она просто закрывает те задачи, которые раньше решались вручную и не всегда точно. Когда появляется контроль, цифры начинают складываться, а расходы перестают быть неожиданными.