Архивная обработка документов представляет собой процедуру, предшествующую созданию архива или передаче документов на хранение в различные фонды. Многие люди ошибочно считают, что этот процесс прост и не требует профессиональных знаний. На самом деле, архивная обработка — это строго регламентированная процедура, которую желательно доверять профессионалам. При желании ее можно проводить и самостоятельно, но для этого нужно глубоко изучить вопрос и основательно познакомиться с законодательством.
Когда требуется архивная обработка?
Как правило, услуги архивной обработки заказывают в трех случаях:
при создании архива на предприятии;
при передаче документов на внеофисное хранение;
при передаче бумаг в государственные фонды (например, при ликвидации компании.
Что включает в себя такая обработка?
В процессе обработки проводят:
тщательный анализ архивного фонда компании;
экспертиза научной и практической ценности документов, в ходе которой определяется, подлежат ли те или иные бумаги дальнейшему хранению или их нужно выделить к уничтожению;
определение сроков хранения для каждого документа в строгом соответствии букве закона;
систематизация документов по типу, степени важности, срокам их пребывания в компании и т.д.;
оформление дел по всем нормам «Основных правил работы архивов организаций»;
выделение дел с истекшим сроком хранения;
оформление соответствующих актов.
Входит ли непосредственная организация архива в данную обработку?
Как правило, нет. Большинство компаний, которые оказывают услуги в этой сфере, предлагают именно обработку, а также рекомендации по физическому оформлению архива (выбор мебели, коробов и папок). Исключение составляет внеофисное размещение.
В том случае, если у фирмы есть собственное хранилище, заказчику не придется беспокоиться вообще ни о чем. Персонал не только проведет необходимую обработку, но и разместит бумаги по папкам и коробам, доставит их к месту пребывания и установит на специально приспособленных для этого стеллажах.
Входит ли уничтожение просроченных бумаг в обработку?
Нет, эта услуга также обычно оплачивается дополнительно. Однако вы можете заказать ее у того же подрядчика. Уничтожение по своей сути представляет собой классическую переработку макулатуры, только происходит она в строго конфиденциальной обстановке, чтобы исключить утечку данных.
Если вам необходима эта услуга, вы можете сразу же оплатить ее, и тогда все выделенные к уничтожению дела, заберут прямо у вас из офиса и отправят на процедуру. При желании кто-то из ваших сотрудников может присутствовать и лично убедиться в том, что ни один лист не избежал своей участи.
