Услугой аренды конференц-залов сегодня пользуются многие представители бизнеса. Они организуют встречи, проводят презентации своих товаров или услуг, обсуждают разные проекты, проводят лекции и мастер-классы. Этот вид аренды является экономически более выгодным для компаний, так как проще осуществить аренду помещения несколько раз в году, чем оборудовать и поддерживать собственное.
Наиболее популярными считаются конференц-залы, вмещающие от 50 гостей. Для маленьких групп подойдут залы на 20-30 человек. В больших конференциях участвует много людей, и зал нужен будет максимально просторный. Часто для этих встреч подбирают помещения при гостиницах, отели, центры отдыха и досуга. Здесь есть возможность разместить в номерах участников из других городов или стран. Преимуществом будет наличие собственной парковки около здания, чтобы гостям удобно было оставлять свои автомобили. Сколько бы по времени встреча ни проходила, во время конференции необходимо организовать питание, перерывы на кофе или чай, продумать места отдыха.
Площадь помещения подбирают из расчёта присутствия 1 человека на 5 кв. метр. Зал по площади не должен быть слишком маленьким или казаться полупустым. Он должен быть хорошо освещён, с хорошей звукоизоляцией, внутри поддерживаться комфортная температура и влажность, иметь систему кондиционирования. Должно быть предоставлено необходимое для участников количество кресел, с возможностью добавить места при необходимости. Важное внимание имеет и оборудование, передаваемое в аренду вместе с залом: большой экран, звуковые колонки, микрофоны, наличие беспроводного интернета и синхронного перевода для зарубежных гостей.
Все эти пункты аренды нужно указывать в договоре, который также имеет ряд других особенностей. В нём все стороны обязательно прописывают все согласованные моменты:
Всё нужно продумывать заранее, а договор аренды лучше заключать в присутствии нотариуса, который поможет в оформление и даст гарантии всем участникам сделки.